Arhiva electronică reprezintă un pas major în modernizarea gestionării documentelor în cadrul companiilor. Această tehnologie transformă documentele fizice în format digital, facilitând astfel accesul rapid și eficient la informațiile necesare.
Un avantaj notabil al arhivei electronice este capacitatea de a localiza și gestiona cu ușurință documentele digitale. Aceasta nu doar că economisește spațiu prin reducerea necesității păstrării documentelor fizice, dar și sporește securitatea datelor, protejându-le împotriva pierderii sau deteriorării.
Integrarea arhivei electronice în infrastructura unei companii optimizează semnificativ gestionarea timpului și a resurselor. Documentele digitale pot fi accesate simultan de mai mulți utilizatori, îmbunătățind colaborarea și eficiența în procesul de lucru.
În caz de dezastre naturale sau alte situații de urgență, capacitatea de a recupera rapid datele devine esențială. Arhiva electronică oferă un sistem de backup robust, asigurând continuitatea activității și protejând informațiile esențiale ale companiei.
Ce este arhiva electronică și ce documente pot fi arhivate?
Arhivarea electronică a devenit un element esențial în gestionarea eficientă a informațiilor în cadrul companiilor. Aceasta implică utilizarea unui sistem electronic avansat pentru a organiza și păstra documentele importante.
Flexibilitatea acestui sistem este remarcabilă, permițând arhivarea unei game variate de documente, indiferent de tipul acestora. Astfel, de la fișiere media și audio, până la documente în format PDF sau Office, toate pot fi stocate electronic.
Un aspect interesant, și poate surprinzător pentru unii, este că arhiva electronică poate fi, în anumite situații, nu doar o opțiune, ci și o cerință legală. Acest lucru se întâmplă în cazul documentelor care sunt emise exclusiv în format electronic, cum ar fi fluturașii de salarii sau declarațiile fiscale. În aceste situații, arhivarea nu se realizează intern, ci necesită implicarea unei firme de servicii de arhivare autorizate legal.
Pentru a asigura integritatea și autenticitatea documentelor arhivate electronic, acestea sunt adesea semnate digital. Semnătura electronică nu doar că validează documentul, dar oferă și un nivel suplimentar de securitate, esențial în mediul de afaceri actual. Arhiva electronică nu este doar o modalitate de a economisi spațiu și timp, ci și o metodă de a asigura conformitatea cu normele legale și de a proteja informațiile importante ale unei companii.
Avantajele arhivării electronice
Unul dintre cele mai evidente avantaje este reducerea costurilor asociate cu utilizarea hârtiei. Prin eliminarea nevoii de hârtie, organizațiile pot economisi semnificativ prin reducerea costurilor de imprimare și achiziție a hârtiei.
Arhivarea electronică contribuie la protecția documentelor împotriva deteriorării. Hârtia, deși tradițională, este vulnerabilă la deteriorare din cauza factorilor climatici sau fizici. Prin arhiva electronică, documentele sunt păstrate în siguranță în format digital, evitând riscul deteriorării.
Un alt beneficiu major este economisirea spațiului de stocare. Companiile, în special cele cu un volum mare de documente, se confruntă adesea cu provocarea de a găsi suficient spațiu de depozitare. Arhivarea electronică soluționează această problemă, deoarece documentele sunt stocate eficient pe servere, reducând astfel necesitatea spațiilor fizice mari de stocare.
Arhiva electronică reduce necesitatea resurselor umane dedicate gestionării arhivei. În mod tradițional, arhiva fizică necesită o echipă de specialiști pentru gestionarea acesteia. În schimb, arhivarea electronică este facilitată de software-uri specializate, care automatizează procesele necesare, precum căutarea, indexarea și arhivarea documentelor.
Printre alte avantaje importante se numără accesibilitatea și vizibilitatea crescută a documentelor. Documentele arhivate electronic pot fi accesate de mai mulți utilizatori simultan și de pe orice dispozitiv conectat la internet.
Aceasta crește eficiența și colaborarea în cadrul echipei, asigurând în același timp securitatea maximă a informațiilor. Accesul rapid și ușor la documente sporește eficiența generală a proceselor de lucru și contribuie la o gestionare mai eficientă a timpului și resurselor.
Ce se întâmplă cu documentele fizice?
Atunci când documentele fizice sunt convertite în format electronic, un aspect important de luat în considerare este legislația în vigoare privind păstrarea documentelor originale. În unele cazuri, legea impune menținerea variantelor fizice ale anumitor acte, deși acestea au fost digitalizate. Avantajul major al acestui proces este eficientizarea spațiului, întrucât nu mai este necesară alocarea unei încăperi speciale pentru arhivare.
Un aspect practic și eficient din punct de vedere al costurilor este colaborarea cu firme de organizare arhivă acreditate de către Arhivele Naționale. Acestea oferă soluții de stocare sigure pentru documentele fizice, reducând astfel necesitatea resurselor umane și financiare dedicate gestionării acestora.
Arhivarea electronică din perspectiva legii
Arhiva electronică legală reprezintă un proces riguros care implică gestionarea, păstrarea și accesul la documente în format electronic. Această practică este reglementată în România de două legi principale: Legea nr. 135/2007 și Legea nr. 16/1996, ambele având modificări și completări ulterioare. Aceste legi stabilesc standarde stricte pentru prelucrarea, accesul și protecția informațiilor, fie că sunt de natură publică sau privată.
Un aspect esențial în arhivarea electronică legală este necesitatea de a stoca documentele în centre de date acreditate. Aceste centre trebuie să respecte normele de securitate riguroase și să fie supuse verificărilor periodice, conform Deciziei 493/2009, pentru a asigura integritatea și confidențialitatea informațiilor stocate.
Pentru a realiza o arhivă digitală în conformitate cu legea, sunt necesare următoarele:
- Deținerea unui centru de date acreditat de către Ministerul Comunicațiilor si Societății Informaționale (MCSI). Aceasta garantează că infrastructura fizică și de securitate este la standardele cerute de legislație.
- Folosirea unei aplicații de management al arhivei electronice, care să fie conformă cu normele stabilite de MCSI. Acest lucru asigură o gestionare eficientă și sigură a documentelor electronice.
- Titlul de administrator de arhivă electronică acreditat MCSI. Acest titlu confirmă că persoana sau entitatea responsabilă de arhivă dispune de expertiza și autorizația necesară pentru a gestiona arhiva în conformitate cu legile în vigoare.
Arhivarea electronică legală în România nu este doar o chestiune de stocare digitală a documentelor, ci implică un cadru legal și tehnic bine definit, menit să asigure securitatea, autenticitatea și accesibilitatea pe termen lung a informațiilor arhivate.